Varje år hanterar Malmö Stads Hälsa- Vård och Omsorgsförvaltning (HVOF) tusentals ansökningar för sommarvikariat inom vården, den mest resurskrävande och intensiva rekryteringsinsatserna i stadens verksamhet. Den tidigare rekryteringsprocessen var långsam och administrativt tung. Från ansökan till intervju kunde det ta upp till sex veckor – en tidsram som i många fall inte matchade arbetsmarknadens tempo, där attraktiva kandidater ofta hann få andra erbjudanden under tiden.

Under våren 2024 var situationen extra pressad. Förvaltningen stod som vanligt inför en massiv ansökningsvolym, och med hot om varsel från facket fanns det inte utrymme för fördröjningar om semestrar skulle säkras för befintlig personal.

"Vi var tvungna att agera snabbt," säger Samira Waychester, HR-strateg på Malmö Stads Hälsa- Vård och Omsorgsförvaltning. "Vår gamla rekryteringsprocess var resurskrävande, tungt administrativ och inte hållbar – vi behövde tänka nytt."

För att hantera utmaningen valde HVOF på initiativ av Samira Waychester att pilottesta Hubert, en AI-driven lösning för de tidiga stegen i rekryteringsprocessen. Målet var att minska den administrativa bördan, korta rekryteringstiden och säkerställa att rätt kandidater nådde fram till rekryterande chefer så snabbt som möjligt. Vad förvaltningen däremot inte förväntade sig var att lösningen också skulle hyllas av både kandidater och medarbetare.

Den tidigare rekryteringsmodellen förlitade sig tungt på manuella steg. Rekryterare granskade CV:n, bokade och utförde telefonintervjuer och fördelade kandidater till chefer – en arbetsgång som både var tidskrävande och ineffektiv.

"Det var en enorm frustration för både kandidater, rekryterare och chefer," berättar Samira Waychester. "Många av våra kandidater, som ofta jobbade eller studerade dagtid, var svåra att nå för telefonintervjuer under arbetstid. De ringde tillbaka efter att vi hade gått hem, och så höll vi på att missa varandra i veckor. Vi tappade de bästa talangerna till andra arbetsgivare som kunde agera snabbare."

“Att säkerställa en rättvis och inkluderande rekryteringsprocess har alltid varit en prioritet för Hälsa-, Vård- och Omsorgsförvaltningen. Vi strävar efter att systematisera våra metoder för att minimera risken för både godtycklighet och omedvetna bias – en utmaning som många arbetsgivare möter. För att ytterligare stärka vårt arbete med att vara en inkluderande arbetsgivare behövdes en lösning som kunde kombinera snabbhet, rättvisa och användarvänlighet – både för kandidater och rekryterande chefer.”

Med hjälp av Hubert kunde Hälsa- Vård och Omsorgsförvaltningen automatisera de mest tidskrävande stegen i rekryteringsprocessen. Lösningen bygger på strukturerad bedömning och kompetensbaserad intervjuteknik som är helt automatiserad med hjälp av AI. 

Effekten var omedelbar. Rekryteringstiden, som tidigare kunde ta flera veckor, reducerades till bara några dagar. "Det är en otrolig förändring," säger Samira Waychester. "Tidigare tog det oss upp till sex veckor innan kandidat kom till en intervju – nu kan vi få fram kandidater till cheferna på bara ett par dagar."

Utöver den kraftiga tidsbesparingen bidrog Hubert till en markant förbättring av kandidatupplevelsen. Många kandidater uppskattar att Hubert ger dem möjligheten att i med egna ord berätta om sig sina tidigare erfarenheter och förmågor, och att de kan genomföra den inledande urvalsintervjun när det passar dem bäst. Dessutom innebär processen med Hubert att alla som söker jobbet får göra en intervju. I traditionella rekryteringsprocesser får vanligtvis endast ett fåtal kandidater denna möjlighet, eftersom det är tidskrävande och de flesta gallras bort redan vid CV-granskningen.

“Med hjälp av digitala intervjuer får alla sökande samma chans att visa sin potential, oavsett hur snyggt CV man har. Kandidaterna har full kontroll. De kan göra intervjun när de vill, vilket minskar stress och skapar en modern och smidig upplevelse. Att erbjuda en så flexibel och snabb process stärker Hälsa- Vård och Omsorgsförvaltningens rykte som en attraktiv arbetsgivare," berättar Samira Waychester.

Som en offentlig organisation ställer HVOF också höga krav på säkerhet och personuppgiftshantering. En avgörande faktor för att våga testa var den omfattande dokumentation och vägledning som Hubert tillhandahöll. Genom att erbjuda det stöd IT-avdelningen behövde kunde förvaltningen känna sig trygg med att lösningen var både juridiskt och etiskt hållbar, inte minst i ljuset av EUs AI-förordning.

"Det är viktigt att komma ihåg att Hubert enbart ger rikare beslutsunderlag och agerar som stöd i urvalsprocessen – aldrig som beslutsfattare," tillägger Samira Waychester.

‍

Pilotprojektet med Hubert har varit en succé för Malmö Stads Hälsa- Vård och Omsorgsförvaltning och resulterade i:

• Tidsbesparingar på 45 minuter per kandidat: Nästan 1000 kandidater genomgick Hubert-intervjun under pilotprojektet, vilket innebar en total tidsbesparing på cirka 750 timmar – motsvarande nästan 200 000 kronor i resurskostnad.
  
  
• Förkortad ledtid från sex veckor till 2–4 dagar: Tiden från ansökan till att en kandidat kallades till intervju, kortades från sex veckor till i snitt 2–4 dagar. Detta gav chefer snabbare tillgång till kvalificerade kandidater och minskade risken att tappa dem till andra arbetsgivare.
  
  
• Förbättrad kandidatupplevelse: Kandidater uppskattade flexibiliteten och enkelheten i processen. Många uttryckte tacksamhet över möjligheten att genomföra intervjuer när det passade dem bäst på deras villkor.
  
  
• Rättvisa och mångfald: Huberts AI-baserade urvalsprocess säkerställer att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier, oavsett bakgrund som kön, ålder, etnicitet eller sexuell läggning. Eftersom mänskliga bedömningar ofta påverkas av subtila faktorer som dagsform och fördomar, kan en AI erbjuda en mer konsekvent och rättvis process. Detta bidrog till en mer inkluderande rekrytering och stärkte Malmö Stads rykte som en föregångare inom mångfaldsarbete.

Samira Waychester har ett tydligt råd till andra kommuner och offentliga organisationer som står inför liknande utmaningar:

"Snälla, Sveriges kommuner, vänta inte på perfekta förutsättningar – börja smått och våga testa! Med en pilot kan ni snabbt se värdet för både kandidater och organisation. Rekryteringen befinner sig i en digital revolution, och offentlig sektor riskerar att halka efter om vi inte vågar tänka nytt. Ur kandidatens perspektiv finns det absolut ingen anledning att tveka. Framtidens rekrytering kräver mod, och det börjar med ett första steg."

Med de tydliga framgångarna ser Malmö Stad fram emot att fortsätta samarbetet med Hubert och rulla ut lösningen i fler delar av organisationen. Flera av Sveriges kommuner har redan börjat använda Hubert eller är på gång att testa.